先日ある会社から「文書作成のための情報整理術」というエンジニア向けの研修のご相談をいただきました。
文書作成というのはたとえば報告書、提案書、手順書など。
特に気にされていたのが「トラブル報告書」で、「トラブル報告の内容、原因、対策を含めて一貫したストーリーを踏まえた報告書がなかなか書けない社員が多い」というお話し。
まあ、この種の悩みはどの会社でも共通して抱えていると言っていいですね。
トラブル報告というのは会社ごとにある程度は一定の書式が決まっていることが多いですが、じゃあその書式に沿って書けば十分か、というとたいていうまく行ってません。
具体的にゴールイメージとして出てきたのはこんな願いです。
【ゴールイメージ】
- 誰向けに書いているのかが明確な報告書にして欲しい
- 第三者にもわかるように書いて欲しい
- ストーリーを明確にして欲しい
- トラブルの本質を明確にして欲しい
- 余計なことに触れず簡潔に書いて欲しい
- 文章だけに頼らず、必要に応じて図や表を使って欲しい
社員にはこういった書き方ができるようになって欲しいけれど現状ではなかなか出来ていない、ということでした。
ああ、そうそうわかるわかる、と思い当たる方も多いのではないでしょうか。
そんなご相談をいただいた御縁で「文書作成のための情報整理術」研修をソフトウェア系エンジニア対象に企画し、実施させていただいた次第です。
講座概要 → エンジニアの文章図解・情報整理術 講座概要
実はその講座の中でも使ったのですが、上記の「ゴールイメージ」の箇条書き自体も、単なる箇条書きよりも図解してあげるともっとわかりやすく通じるようになります。具体的にはどう書けば良いのか？ それはまた別途投稿することにします。
（追記： → 【T3L】事例２５：報告書の書き方の注意?１ （全体構図を描く）として投稿しました。）
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