基本事項
なんらかの方針を決めたことを報告するとき良く出てくるパターンに「事実・解釈・方針・影響」というものがあります。
「事実」というのは誰が見ても同じ答をする情報と思ってください。この例で言えば「30度」というのは温度計を見れば誰もが同じ答を出せるので「事実」です。一方、「野外活動の可否」については判断が個人で分かれることがあります。こういうものは「解釈」です。
「解釈」を踏まえて次の行動を決めたものが「方針」です。「野外活動不可」だから何なのかといえば、おそらく今日予定していたであろう「屋外施設点検を延期する」というわけです。
方針は解釈を踏まえて決めるもの
ここで大事なのが「方針は解釈を踏まえて決めるもの」だということです。「外気温が30℃だから屋外施設点検を中止する」のではなく、「野外活動不可だから中止する」のです。
そうして方針を決めると、それにともなう影響があるはずです。この例では「安全性の向上」や「点検経費10万円増」が影響です。
仕事をしていくと「何かの根拠を元に方針を決めて関係者に連絡する」という場面がよくあります。「事実・解釈・方針・影響」のパターンはそんな場面でよく使えるので覚えておくと良いでしょう。
自己完結型で外部との接点の少ない仕事をしていると、「解釈」や「影響」を他者に説明する機会がそもそも少ないため、報告をするのが下手になりがちです。意識的に「事実・解釈・方針・影響」を切り分けて報告する習慣をつけておきましょう。
解釈を省略してはいけない
よくある失敗例で、解釈を省略して「事実→方針」を直結させているケースがあります。
「解釈」を書こうとすると情報量が多くなりすぎたり、そもそも当人が自覚していなかったりなど、理由はさまざまですが、一般に業務マニュアルでは「解釈」が省略されがちです。
このように「解釈」を省略してそのマニュアルを覚えさせるだけの教育をすると、前提条件が変わっても応用が効かずに硬直した運用しかできません。自分で考えて行動できる人間を育てたい場合は「事実と解釈を区別する」ように注意してください。
