情報整理力診断

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情報整理力診断とは?

簡単にいうと、御社の社員が報告書や設計書、提案書、プレゼンスライドなどの技術文書/ビジネス文書を書くときに、どの程度「情報を整理して分かりやすく書けているか」を診断するサービスです。過去に既に書いた文書で診断するので、診断自体のために個々の社員の手間をかけずに済み、手早く現状把握ができます。


日常的な報告や業務依頼に手間がかかりすぎている?

1人~数人で会社を興した後、順調に5人~10人と社員が増えてきたところでコミュニケーションの壁にぶつかるケースが多くあります。

良く聞くのがこんな悩みです。

  • 社員がシステム障害についての報告書を書いてきたがイマイチ要領を得ないので次のアクションがとれない
  • やってほしいことを頼んでもうまく話が通じず、手戻りになって余計な時間がかかる
  • 一応設計書類はあるがわかりにくく、 解読に手間がかかったり誤解が多発してしまう

コミュニケーションといっても「本音が言いづらい」とか「気持ちが通じない」という種類の問題ではなく、単純に「必要な情報が正確に、短時間で伝わらない」のです。こういう場合は、雑談をしたり飲み会で親睦を深めたりしても解決しません。

複雑な情報を整理する力が弱い?

この問題の本質は、複雑な情報を「整理」した上で言葉や図表で「表現する」「読み取る」能力が弱いことです。

たとえばクルマや家電のメンテナンスをするときには設計図/回路図が不可欠です。それが欠けているときに「誠意を持って丁寧に話したり、社員の親睦を深め」ても役に立ちません。テクノロジーを扱う仕事で必要なのは「複雑な情報をわかりやすく正確に表現する能力、それを読み取る能力」です

構造化・図解の決め手は情報整理力

特に複雑な情報は長い文章ではなく、「構造」がわかるように「図解」してほしいものです。

よく誤解されがちなのですが、「図解」に必要なのは絵心ではなく、言葉を使って「情報を整理する力」です。ところが、十分な「情報整理力」がある社員は数少ないし、それができるように新入社員を社内で教育するのも難しいものです。

この問題はどうすれば解決できるのでしょうか?

診断・基礎トレ・実務支援

情報整理力を上げる方法には、大まかに診断・基礎トレ・実務支援の3つのポイントがあります。

どんな分野でも、改善するには現状把握が欠かせませんので、まず「診断」で現時点での各自のレベルを把握しましょう。ある会社では診断の結果次のような分布になったケースがあります。

  • Aランク:2名 (非常に良い)
  • Bランク:8名 (多少のアラはあるものの大きな問題はない)
  • Cランク:9名 (誤った構造化などが目立つため誤解が起きやすい)
  • Dランク:3名 (誤字脱字、文法エラー、幼稚な表現、単純な事実関係の読解・表現エラーが目立ち、日本語の文書として業務レベルに達していない)

Cランク以下の場合は日常的な業務連絡でもこまごました誤解が多発して仕事の効率を落としてしまいますが、それが「情報整理力」の問題であることを本人も上司も気がついていないことが多いものです。そこでまず「自覚する」ために行うのがこの「診断」です。

「診断」で得られる詳細レポートには具体的な問題点と改善例が含まれますので、それだけでも類似の文書を書く際の参考になります。

また、それ以上に本格的に情報整理力を上げておきたい場合は「基礎トレ」や「実務支援」をご利用いただくことができます。

「基礎トレ」とは情報を整理するための最も基本的な考え方を学ぶ基礎トレーニングで、オンライン講座またはリアルの座学研修で提供します。基礎トレーニングの詳細は別ページ(準備中)にてご案内します。

「実務支援」は実際の業務現場で「これ、どう整理したらいいんだろう?」と困った時にご相談いただけるサービスです。これも詳細は別ページにてご案内します(準備中)。

診断サービス実施の流れ

診断を行う際は、社員各自の書いた文書類をアイデアクラフト宛に送っていただき、1週間程度で詳細レポートをお返しします。詳細レポートには個人ごとの評価値(A~D)に加えて具体的な問題点や改善例を記載しており、改善するための参考にできます。(→詳細レポートのサンプルPDF

ご依頼を検討されている場合は、Webフォームから「情報整理力診断希望」としてお問い合わせください。その後、ビデオ会議/電話等で細かな不明点や要望事項を確認の上、正式にご依頼ください。その後文書ファイルをお送りいただき、お支払確認後に診断を行って結果をお返しします。結果返送後、関係書類(データ)は破棄します。

Q&A

Q:実際に診断を行うのは誰ですか?

A:アイデアクラフト代表の開米瑞浩が行います。(アイデアクラフトは開米がコンサルタント業で使用している屋号です)

Q:「社員各自の書いた文書類」を使って診断するのはなぜですか?

A:お仕着せの問題で試験をするような形式では測りにくい能力だからです。また、既に実務で書いた文書を出すだけなので、このために新しく何かを書くような手間は不要だからです。

Q:どのような文書を出せば良いのでしょうか?

A:上司の目から見て「わかりにくい」「整理されていない」と感じた文書であれば何でもかまいませんが、読むために高度な専門知識や御社特有の予備知識が必要な文書はできるだけ避けてください。ただし、専門的な内容でも要するに開米が理解できるものなら対応可能なので、判断がつかない場合は候補をいくつかお送りいただけば当方で選定します。

新入社員が研修期間中に書く日報などは機密情報も少ないので手頃です。他には自社Webページ、広報資料、技術発信ブログなど、既に公開されている文書なども考えられます。よくわからない場合はヒアリング時にご相談ください。

Q:文書のページ数等、量の目安はありますか?

A:数行程度の日報1つだけでは的確な診断ができないので、ある程度の量は必要です。1ページの文字数にもよりますが、Word文書であれば数ページ(1ページの文書が数通、でもかまいません)、PowerPointであればもう少し多いほうが無難です。

Q:セキュリティの関係で文書を社外に出せないのですが……

A:実際に書く能力を診断するのが目的であり、本人が自分で書いた文書が不可欠ですので、その中から御社のセキュリティポリシーの制限内で社外に供与可能な文書を選んでください。一部を伏せ字にする等の加工で間に合う場合もあります。あるいは、NDAを交わしてお引き受けすることも可能です。

Q:費用はいくらになりますか?

A:2020年9月現在、10人分までで3万円(税別)です。価格は予告なく変更することがあります。10人を超える分についてはお問い合わせください。また、NDAを要する場合は若干事務手数料が加算されます。