伝わる文章と図解の3つの方法

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報告書、提案書、手順書などの「情報が多く複雑になりがちなビジネス文書」をわかりやすく書きたい場合、そのための方法は大まかに3つあります。短時間で解決できるものから順に、「参考になるお手本を真似て書く」、「誰かに代わりに書いてもらう」、「原理原則から学んで地道にトレーニングする」、の3つです。

1.参考になるお手本を真似て書く

そのまま真似できるほどピッタリ当てはまるお手本は都合良く見つかるとは限りませんが、見つかればこの方法が手っ取り早いです。

お手本になるサンプル事例を探す方法は、「説明する技術」や「文書の書き方」をテーマにした書籍、社内/社外の前例などがあります。

(当サイトでも掲載していく予定)

外国語の学習に例えれば、「シーン別英会話手帳」を頼りにするようなもので、お手本のシーンをはみ出さない限りはうまく行きます。

 

2.誰かに代わりに書いてもらう

真似できるお手本がない、けれど急いで書かなければならないという場合、現実的なのは誰かに代わりに書いてもらう方法です。

「代わりに書いてもらう」といってもまるごと全部ではなく、タイトル、項目、要約という「骨組み」レベルまでをやってもらうのがお勧めです。

長い話をわかりやすく書くのが苦手という場合、こういう(タイトル、項目、要約)「骨組み」の組み方が下手なことが多いので、そこだけを上手な人にやってもらうわけです。

骨組みレベルの情報は何度も同じパターンが出てくることが多いので、最初は人に書いてもらっても、二度目からは自分でできることが多いです。そうして1つずつ学んでいけば、だんだんと「これならやれる」という守備範囲を広げることができます。

外国語の学習に例えると、「シーン別英会話手帳」に載っていないような場面について、経験豊富な誰かに想定問答を作ってもらうようなものです。

 

3.原理原則レベルの知識から学んで地道にトレーニングする

この方法は外国語を文法とボキャブラリーから学んでいくようなもので、最強の応用力が身に付きます。ただし時間がかかるため、「明日までに提案書を仕上げたい」というようなときには向きません。

具体的には当サイトの「ロジック図解の基礎知識」に掲載しているようなものが原理原則レベルの知識です。理屈としては単純なものばかりですが、外国語同様、熟練にはボキャブラリーと反復、そして「できる人からのフィードバック」が重要です。

 

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