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自己紹介

複雑な情報をわかりやすく説明するための「書く・話す」技術のプロフェッショナル。ライティングやプレゼンテーションの研修を行っています。
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趣味:将棋(81道場四段)、野鳥撮影

ラベリングの基本 #6 違う部分を明示する

手順/仕様説明などをする際に 「Aの場合は・・・Bの場合は・・・」 のように基本は同じでも場合によって少し違う説明が必要なときがあります。

このような場合、 「コピペして違う部分だけ直す」  という方法をとりがちですが、それだけだと読者に大きな負担を与える、分かりにくい説明になりやすいので注意してください。

 

先日20数人の図解宿題の添削をしていたところ、1/4の6人の解答でこのパターンを発見したぐらい、よくあるものなんです。これも自然な発想でしてしまうことなので、「やっちゃいけない」と教えられていないとなかなか気がつきません。

このやり方、書く方はコピペ+修正で済むので楽です。コピペした本人だからこそ、「修正した部分以外は同じ」と知っているので同じ部分をわざわざ読み比べたりはしません。ですが、それを知らない読者は「だいたい同じに見えるけれど、もしかしたら微妙に違うかもしれない」と不安になり、似た部分をいちいち全部見比べなければならないので、とても疲れてしまうわけです。書いた本人はこれに気がつきません。

↓↓↓

 

↓そんなわけですので、違う部分を目立たせるようにしましょう。

 

↓「同じ情報を二度書かない」ようにするのも良い方法です。

 

↓「標準的にはAだが、例外的にBとする場合がある」といった業務フローがある場合、標準側を真っ直ぐ、例外系を脇道として書くのが基本です。

 

↓例外処理とバグはハッキリ区別しておくべきです。

 

↓バグを注釈として書く方法。

 

↓バグ発生後のフローを完全に切り離す方法。

プレゼンテーション練習会マニュアル & チェックリスト

プレゼンテーションが上手くなるには練習が必要です。ただ、1人で練習することも重要ではあるのですが、それだけだと今ひとつ続かなかったり、効果が上がらなかったりします。自分の視点だけだとなかなか「ここがポイント!」というところに気づけないのです。

そこで役に立つのが職場のような身近な場所で有志を集めて「練習会」を開くこと。プロの講師を呼ぶと数十万という費用がかかりますが、有志の練習会ならそれは不要です。

私自身も何度か友人知人が主催するプレゼンテーション練習会に参加してきましたが、実践の場数を増やすには非常に良い方法です。

ただ、「場数」だけでは少々足りません。短期間でスキルを上げていくためには、場数に加えてある「工夫」をすると効果的です。そこで、その「工夫」すべきことをまとめた練習会マニュアルとチェックリストを作りました。

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ラベリングの基本 #5 単文推奨の原則

障害報告をする際に特にやりがちなのが、「ひとつの文で2つのことを説明する」という書き方です。自然な発想でつい書いてしまうものですが、それをしないほうがいい理由についてまとめました。

 

 

 

 

対称的な関係に注目しよう(解説)

対称的な関係に注目しよう」の解説です。

ここではスライドのみ掲載しておきます。後日事例28としてまとめる予定。

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対称的な関係に注目しよう

Together! 3行ラベリングを実践中のある方の実践例より(かなり簡略化してあります)。

この図は比較的よくできていますが、欠点もあります。自律神経の専門知識がなくてもわかる欠点です。何でしょうか?

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上達は知識×実践×フィードバックの3点セットで

どんな分野であれ、スキルが身につくためには「知識×実践×フィードバック」の3点セットが効いてきます。「知識」なしの手当たり次第の実践が生きるのは子供が言葉を覚えるときぐらいで、それだって周囲の大人の言葉というお手本(つまり知識)があって成り立つもの。まして、ある程度成長してから勉強するのに、「知識」なしでひたすら実践だけやるのは効率が悪すぎます。

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ヒアリングとレポーティング

先日書いた「「指示命令」はティーチングじゃありませんよ?」に関して、

「ヒアリングとレポーティングはどちらも状況把握をするもののようですが、違いは何ですか?」

という質問いただきました。

 

これは現場を体験したAさんと、状況把握をしたいBさんがいるとして、どちら側が主体で動くかの違いです。

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「指示命令」はティーチングじゃありませんよ?

「コーチング」がビジネス教育界で一種のブームになったのはもう10年ぐらい前の2007~8年ぐらいのことだったと思います。

そのときも気になったのですが、コーチングを推進している人々は「ティーチング」という用語を誤用していることが多いようです。それは、

ティーチングとは、指示命令やアドバイスによって相手に答えを教えてその通りに動かす方法である

というもの。何が誤用かというと、申し訳ないですが

  • ティーチングは、指示命令をすることである → 間違い
  • ティーチングは、相手を指示通りに動かすことである → 間違い

なんですよね。この両者はどちらもティーチングというより「インストラクション」と呼ぶべきなんです。

これらの意味あいを解説するために、最近あるチャートを書いたのでご紹介しましょう。

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ラベリングの基本#4 手段・効果・目標とその変化形

問題解決を語る時には「手段・効果・目標」というパターンをよく使いますが、その基本と変化形についてまとめました。

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ラベリングの基本 #3 「評価」する習慣をつける

一生懸命説明をしても、「何が言いたいのかわからない」と言われてしまう場合、その原因のひとつとして考えられるのが「評価をしていないこと」です。

(この基本#3 の内容は#1 と合わせて6月15日に変更しました)

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