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自己紹介

複雑な情報をわかりやすく説明するための「書く・話す」技術のプロフェッショナル。ライティングやプレゼンテーションの研修を行っています。
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趣味:将棋(81道場四段)、野鳥撮影

ヒアリングとレポーティング

先日書いた「「指示命令」はティーチングじゃありませんよ?」に関して、

「ヒアリングとレポーティングはどちらも状況把握をするもののようですが、違いは何ですか?」

という質問いただきました。

 

これは現場を体験したAさんと、状況把握をしたいBさんがいるとして、どちら側が主体で動くかの違いです。

(さらに…)

勉強会サポートへの問合せ

自主勉強会サポートプログラムへのお問合せとして、こんなメールをいただきました。

【困っていること】

  • メーカ等業者へ要件や問い合わせをする際に、なかなかこちらの意図することを正しく伝えることができない
  • そのため、求める回答を得ることができない
  • 上司への状況報告や、他部署ユーザへのわかりやすい案内もなかなかできない
  • これらを改善する必要があるとは感じているけれど、日々の業務に追われて何もできていない

そうなんですよ、こういうこと、よくありますよね。問題があるとは感じていても、実際に何かアクションを起こすためには、そもそも「何をやったらいいか」を考える必要があります。その「考える時間」がなかなか取れないことが多いんです。

書く技術・話す技術を上げていくためには「手頃な題材で、やってみて、フィードバックを得る」必要がありますが、「手頃な題材を探す」のがまず難しいし、「フィードバックをもらえる相手を探す」のも職場によっては難しいです。

そこで、そんな悩みをお持ちのエンジニア諸氏のために「自主勉強会サポートプログラム」を作った次第です。

「指示命令」はティーチングじゃありませんよ?

「コーチング」がビジネス教育界で一種のブームになったのはもう10年ぐらい前の2007~8年ぐらいのことだったと思います。

そのときも気になったのですが、コーチングを推進している人々は「ティーチング」という用語を誤用していることが多いようです。それは、

ティーチングとは、指示命令やアドバイスによって相手に答えを教えてその通りに動かす方法である

というもの。何が誤用かというと、申し訳ないですが

  • ティーチングは、指示命令をすることである → 間違い
  • ティーチングは、相手を指示通りに動かすことである → 間違い

なんですよね。この両者はどちらもティーチングというより「インストラクション」と呼ぶべきなんです。

これらの意味あいを解説するために、最近あるチャートを書いたのでご紹介しましょう。

(さらに…)

写真はロジックを伝えるのには向いていない

プレゼンテーションで写真を使うケースが増えていますが、写真では論理的に複雑な構造を持つ情報は表現しづらいので、本当におおまかなアバウトなイメージを伝える場合にしか使えません。

写真を使うとわかりやすそうに見えるかもしれませんが、実際にわかりやすいとは限りませんので、写真を使うべき情報なのかそうでないのかはきちんと見極めて使いたいところです。

「写真に向いていない情報」の一例がこちら→【T3L】事例25:報告書の書き方の注意-1 (全体構図を描く)

「エンジニア向けの情報整理術」のご相談

先日ある会社から「文書作成のための情報整理術」というエンジニア向けの研修のご相談をいただきました。

文書作成というのはたとえば報告書、提案書、手順書など。

特に気にされていたのが「トラブル報告書」で、「トラブル報告の内容、原因、対策を含めて一貫したストーリーを踏まえた報告書がなかなか書けない社員が多い」というお話し。

まあ、この種の悩みはどの会社でも共通して抱えていると言っていいですね。

トラブル報告というのは会社ごとにある程度は一定の書式が決まっていることが多いですが、じゃあその書式に沿って書けば十分か、というとたいていうまく行ってません。

具体的にゴールイメージとして出てきたのはこんな願いです。

【ゴールイメージ】

  • 誰向けに書いているのかが明確な報告書にして欲しい
  • 第三者にもわかるように書いて欲しい
  • ストーリーを明確にして欲しい
  • トラブルの本質を明確にして欲しい
  • 余計なことに触れず簡潔に書いて欲しい
  • 文章だけに頼らず、必要に応じて図や表を使って欲しい

社員にはこういった書き方ができるようになって欲しいけれど現状ではなかなか出来ていない、ということでした。

ああ、そうそうわかるわかる、と思い当たる方も多いのではないでしょうか。

そんなご相談をいただいた御縁で「文書作成のための情報整理術」研修をソフトウェア系エンジニア対象に企画し、実施させていただいた次第です。

講座概要 → エンジニアの文章図解・情報整理術 講座概要

 

実はその講座の中でも使ったのですが、上記の「ゴールイメージ」の箇条書き自体も、単なる箇条書きよりも図解してあげるともっとわかりやすく通じるようになります。具体的にはどう書けば良いのか? それはまた別途投稿することにします。

(追記: → 【T3L】事例25:報告書の書き方の注意-1 (全体構図を描く)として投稿しました。)