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ラベリング事例集」カテゴリーアーカイブ

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複雑な情報をわかりやすく説明するための「書く・話す」技術のプロフェッショナル。ライティングやプレゼンテーションの研修を行っています。
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【T3L】事例27:報告書の書き方の注意-3 (全体構図を描く)

事例25から続いている「報告書の書き方の注意」も最終回です。今回は、「ストーリーを明確に」 以後の部分を考えましょう。

 

 

これだけだとよくわからなかったので、「ストーリーって何ですか?」 と聞いてみたら、こういうことでした。

 

 

なるほど、トラブルが起きたときにはたいてい必要な情報ですね。
それはそれとして、「ストーリー」 というのは一般化して言うと、何と何にどのような関係があるのかを明確にすることです。で、ラベルをうまく使うとその関係の明示に効果的です。

 

 

そうですね、関係と言ってもいろいろありますね。

ええ、ですが、原因・結果ぐらいの単純なものならラベルだけでいいんですけど、複雑な関係になるとラベルだけでは不十分なんです。今回の話題もラベルだけでは足りないですね。

 

 

それは要素の数が多いからですか? ざっと考えただけで、何かトラブル/事故が起きたときって、トラブル事象そのものとその影響に加えて、原因究明を「真の原因」まで遡ってやれ、と言われることが多いので、4つぐらい要素が出てきますよね。

 

 

そうです。要素の数が多くなるのと、それと、単線じゃ間に合わないんですよ。事象そのものには拡大防止や復旧の手を打つ必要があり、原因に対しては応急処置を、真の原因に対しては是正処置を・・・・と考えるとこんな構図になるじゃないですか。要素が7~8個に増えて、しかも二系統に分かれた複線構造になりますよね。

 

 

ああ、そうですね、こうなりますね。

ん? これって・・・・左側は事故発生の時点で過去の、既に起きたこと、調べて把握すべきことで、右側は事故の後で行うべきこと・・・ですよね?

そうですね。それと、左側は上から下に時間軸が流れますけど、右側のほうは下から上へ対応していくのが普通のはずです。

あ、対応か。じゃあ、左側に解析対象、右側に対応事項、と、こんなラベルをつけてもいいですか?

 

 

おお、いいですね! その通りだと思います!

確かにこれだと単線じゃないし・・・図にしないとわかりにくいですね。

ストーリーがわかる、というのはこういうつながりが見える、ということなんですよ。だから理想的にはこの図のハコの中にそれぞれのサマリーを書いたものを一枚用意して、詳細は別に書く形にすればいいと思います。それで第三者にもストーリーがわかる報告になります。

なるほど!

じゃ、あとは 「トラブルの本質を明確にして欲しい」、「余計なことに触れず簡潔に書いて欲しい」 という部分ですが・・・

 

 

これは、詳細をずらずら並べるんじゃなくて、要点をまとめろっていうことですかね

 

 

そうですね、そういう理解でいいと思います。

 

 

じゃあ、最後にこの箇条書き全体を一枚にまとめてみましょう。 全体と言っても、最後の「図や表を使え」というのは省略して・・・・こんな感じでどうですか。

 

 

ああ、なるほど・・・これが一枚あれば、新入社員にでもイメージが湧くように説明しやすいと思います。

「上司」のレベルと「担当者」のレベルを上下に離した理由はわかりますか?

それはつまり・・・担当者は詳細を把握しているがそれをそのまま上司に言っても通じないよと、要点をまとめてから上司に伝えろ、という話をするなら、この構成のほうが話しやすいから、じゃないですか?

その通りです!

それにしても、今回やったことって、大元の箇条書きを細かく分解して、1文か2文単位で図解して、それを組み合わせてますよね。 一気に全部やろうとしないほうがいいんですかね?

 

 

そうですね。長い文とか、何箇条もあるものをいきなり全部まとめて図解しようとすると、何を表せばいいのか焦点を絞れないのでなかなか大変です。一文単位ぐらいに分解してやったほうがやりやすいことが多いですよ。

わかりました! 今度からそういうふうに考えてみます!

 


 

このように、「適当な文章を分解・ラベリング・図解する」ワークをすることで、複雑な情報を整理し分かりやすく説明する力が上がっていきます。といっても1人ではなかなか「考え方のポイント」が見つかりません。1人で考えることに限界を感じたら、一緒にやってみませんか?

 

【T3L】事例26:報告書の書き方の注意-2 (全体構図を描く)

事例25で書いた「報告書の書き方の注意」の続きです。今回は、「第三者にもわかるように書いて欲しい」 という部分をどう表すか、ですね。

 

 

第三者ってどんな人か、というと・・・現場の状況を知らない人ってことになりますかね

そうですね、逆に、現場を知っている人というのはどの範囲ですか?

上司だと知らないことがあるので、知っているのは担当者レベルということで・・・・こういう感じかな

 

 

お、いいですね~、じゃ、その範囲を明示するためにワクで囲って、それから言い回しも少し変えて・・・こうしましょう

 

 

「現場を知っている」ではダメですか?

おそらく、「現場を知っている」 は、単にその場にいました、という意味じゃないですよね? その場にいても、知識のない者にとっては何が起きてるのかさっぱりわからないときってあるじゃないですか? たとえば料理をしたことのない人間が一流レストランの厨房を見学してもぜんぜん勉強になりませんけど、シェフ経験のある人が見ればいろんなことがわかるわけです。なので、予備知識の有無が大事なんだよということは表現したいです。
それから、「現場を知っている」 だと、「昔は俺も現場で働いてたんだぜ」 という上司も 「知っている」 に入るような錯覚をしやすいので、その表現は避けたほうがよかろう、ということです。

なるほど、わかりました!

じゃ、残りの部分行きましょうか! ということで続きます!

 

(以下、続編に続きます)

 


 

このように、「適当な文章を分解・ラベリング・図解する」ワークをすることで、複雑な情報を整理し分かりやすく説明する力が上がっていきます。といっても1人ではなかなか「考え方のポイント」が見つかりません。1人で考えることに限界を感じたら、一緒にやってみませんか?

 

【T3L】事例25:報告書の書き方の注意-1 (全体構図を描く)

Together! 3行ラベリング、25本目のお題は、これはどんなお話しでしょうか?

■原文

トラブル報告書を書くにあたって、トラブルの内容~原因~対策にいたるまで一貫したストーリーを踏まえた報告書を書ける社員が少ないので、こんなことに気をつけて書けるようになって欲しい

【報告書を書くにあたっての注意事項】

  1. 誰向けに書いているのかが明確な報告書にして欲しい
  2. 第三者にもわかるように書いて欲しい
  3. ストーリーを明確にして欲しい
  4. トラブルの本質を明確にして欲しい
  5. 余計なことに触れず簡潔に書いて欲しい
  6. 文章だけに頼らず、必要に応じて図や表を使って欲しい

出典:一般的によく言われる事項を当事例向けに開米が整理したもの

(さらに…)

【T3L】事例24:バーナム効果(原文の構成に引きずられるケースに注意)

Together! 3行ラベリング、それでは24本目のお題に行ってみましょう! 今回は、心理学というか心理操作テクニック系のお話しですね。

■原文

【バーナム効果】 実際には誰にでも当てはまるようなどうとでも取れる事を自分だけに適用される極めて正確な内容だと思い込んでしまう心理学的な現象のこと。占い師や詐欺師たちに騙しのテクニックとして利用される。

例:A型だから綺麗好き(A型以外にも綺麗好きなO型もいる)、 何か最近悩み事があるでしょう?(誰にでも何かしらの悩みはある)

■出典:ネット上に流布している文章につき、明確な出典不明

(さらに…)

【T3L】事例23:数字で考える(名詞と動詞を分けて「変化」を表す)

Together! 3行ラベリング、23本目のお題は・・・はい、
「仕事を進める上で、数字で考えることの重要さ」 ですか!

■原文

どんなに優れたアイデアを出しても、そのアイデアを裏づけるための情報がなければ、それは「ただの思いつき」とされてしまいます。また、アイデアを裏づける情報があっても、それをきちんと分析し、そのアイデアを具現化する方法を考えなければ、仕事になりません。さらに、ビジネスとして実現させるためには、会社の決裁も必要でしょうし、周りに協力してもらう環境をつくらなければなりません。これら一連の仕事の流れで、最も必要なのが「数字」で考える能力です。
数字で情報収集し、数字で分析し、数字で問題解決方法を考え、数字で伝える。このコツさえつかめば、大きな説得力で周囲を巻き込み、効率的に仕事ができるようになります。

■出典:『「数字」で考えるコツをつかめば、仕事の9割はうまくいく』 久保憂希也著、中経出版

(さらに…)

【T3L】事例22:非機能(複数の要素がつながる全体構図を描く)

Together! 3行ラベリング、22本目のお題は何でしょうか! むむっ、これはシステム開発の上流工程の話題ですね!

■原文

 「非機能」とは「機能」以外にシステムに要求されること、すなわち、
「どのように機能するか(How)」のことです。機能と非機能を問わず、
商品に求められる目玉となる要求をフィーチャー(特色)と呼ぶ人もいます。
一般的に非機能は「信頼性」「使用性」「性能(時間・資源)効率性」
「保守性」などを指します。例えば、駅の切符券売機に200円を入れて130円
のボタンを押したら130円の切符と70円のお釣りが出た(すなわち機能は
100%満足のいくものができた)としても、この処理に10分かかるとしたら
「性能(時間効率性)に問題あり」でしょう。だから「機能」に対する
要求だけでなく、「非機能」に対する要求もきちんと獲得してつくり込もう
(テストも十分実施しよう)ということです。

■出典
事例とツールで学ぶHAYST法 ソフトウェアテストの考え方と上達のポイント (秋山浩一、201407)

(さらに…)

【T3L】事例21:ランサムウェア(カテゴリーとサマリーの混同)

さて次のお題は・・・と、少し前に(2017/5月)話題になったランサムウェアですね!

■原文

ランサムウェア(英語: Ransomware)とはマルウェアの一種である。これに感染したコンピュータは、利用者のシステムへのアクセスを制限する。この制限を解除するため、被害者がマルウェアの作者に身代金(ransom、ランサム)を支払うよう要求する。

出典 Wikipedia
https://ja.m.wikipedia.org/wiki/ランサムウェア

 

はい、こんな感じでいかがでしょうか。

 

 

ふむふむ。悪くないですが、「アクセス制限」だけだと、そのアクセス制限自体が不当に/不正に行われるものだということがわかりにくいです。システム管理者が運用上の理由で利用者に対して正当な手続きをもって行うアクセス制限と区別ができないですね。

それと・・・これを考えてみてください。

 

 

えっと・・・ああ、「分類」は何にでも使えるラベルで、後の2つはランサムウェア特有の情報ですね。ってことは・・・・

つまり「分類」はカテゴリー、残り2つはサマリーなんです。文章を書くときはカテゴリーとサマリーを混同していても目立ちませんけど、ラベルをつけると目立ちますね。

 

 

あっ、そうですね

じゃあ・・・・こんな感じでどうでしょう?

 

 

おおっ、素晴らしい! これなら完璧です!

ところで、「利用不能」の代わりに「利用禁止」としても大丈夫ですか?

「利用禁止」ですか? うーん、何かちょっと違うような・・・・ ああ、「禁止」 だと、正規の権限のもとで行う措置という印象になりませんか? なので、利用できる正当な権利を持っているのにそれができなくなる、という意味を伝えるには 「利用不能にする」 のほうがいいような気がします。

その通りですね! ということで、完璧です!
では、カテゴリーとサマリーの区別には気をつけましょう! じゃ、次行きましょうか!

 

 

当事例のPowerPoint資料はSlideshareにも掲載しました。

 

「Together! 3行ラベリング」は、当事例のようなワークをメールで開米と一緒に行うコースです。
Together! 3行ラベリング・メール添削トレーニングのお知らせ

【T3L】事例19:魂と運命(複数の要素が時間軸を通して相互に影響し合い変化していく)

それでは次のお題に行ってみましょう!
おっと、これは哲学の話題でしょうか、僕の苦手な分野ですね!

■原文

私自身は「魂とは、自己の肉体の外部にある人類の文化と、自身の心が融合したもの」と理解しています。それも、崇高な文化がいい。「崇高なるもの」と自身の心が融合しなければ、私は魂とは呼びたくないのです。その文化を自己が取り入れ同化すれば、それが自己を規制し、それと自我との戦いが魂を育む。そして、魂が運命を生み出していくのです。

出典:『根源へ』執行早舟著、講談社

 

そうなんです、哲学の話題でも構造化できるのかな? と好奇心にかられちゃいまして。
どんな文章でも良いと聞いていたのでこんなのを選んでみたんですが、まずかったですか?

いえいえ、大丈夫ですよ。じゃあ、ラベリングと図解した例を見てみましょうか。

 

 

こんな感じで書いてみたんですが・・・・

ああ、なるほど。ラベリングした情報を並べて図解を作ったわけですね。そうですねえ、原文に書いてあることを書いてある範囲で忠実にまとめようとすると、こうなると思います。

これでいいんでしょうか?

大きく2つ問題があって、1つは、この課題文では自己、魂、文化、心などの「複数の要素」が、「時間軸を通して相互に影響し合い、変化していく」ことを語っているということ。こういうものをラベルつき箇条書きや単純フローの図で書くのはとても難しくて、なかなか納得感のある形では書けません。(文章で説明するのはもっと難しいですが・・・)もう1つは、原文だけだと情報が足りないということですね。「自己の肉体の外部にある人類の文化と自身の心が融合」とか、「崇高な文化」とか、それが何を意味しているのかはたぶんこの文だけだと実感をもって通じないんですよ。

なので、こういうものを「まともに話が通じるように」説明しようとすると、足りない情報を補った上で、構造が見えるように図解してあげる必要があります。

正直、非常~~~~に難易度高いです。 それを実際やってみるとどうなるか、見てみたいですか?

ぜひ見たいです!

ではお見せしましょう! こんなふうになります! 3枚の図を書きますので順番に見てください!

 

 

 

う、うわーっ! すごい、これすごいです!! こんなにわかりやすくなるなんて、感動です!!!

実は自分で書いていて、「融合」から「同化」に至って出来上がった自己と、もとからある「自己ちゃん」の関係はどう書くの??? とか、「自我」は野生のものという理解でいいのかな? 「自己」との関係はどう書こう? とかずっとモヤモヤしっぱなしで・・・

評判が良くてうれしいです(^o^) 
どうしてもこういうのは難しいんですよ。「複数の要素が時間軸を通して相互に影響し合い、変化していく」ものは、何がいつ何とどう影響してどう変化するのか、文章から読み取ること自体がまず大変ですからね。

 

それから図解技法的な面について言うと、「名詞をハコの中に、動詞を矢印で書く」という手法はよく使います。
まあ名詞動詞という文法的な概念だけできれいに区別できるわけではありませんが、判断の目安としては手頃です。

 

 

あっ、そうですね、そんなふうに書かれてますね・・・・

最初の図解案だと名詞動詞を区別せずに、文を短くしただけで使ってましたよね? これだと、「複数の要素が時間軸を通して相互に影響し合い、変化していく」・・・というものを説明するのには向かないんです。

 

 

あっ、そうですね、そういうことなんですね!

はい。動詞は「動き」や、複数の名詞の間の関係を表したりするので、矢印がふさわしいことが多いんですよね。
なので、名詞と動詞に区別してみると図解の手がかりが得られることがよくありますよ。
といっても、「戦い」は名詞だけれど「戦う」だと動詞なわけで、どっちにでも解釈できる言葉も多いので、そこは慎重に読み取らなければいけませんけどね!

【T3L】事例20:CEマーキング

Together! 3行ラベリングの事例20番目は、EU内での「CEマーキング」という規制についての解説文です。まずは原文を見てみましょう。

■原文

CEマーキングは、EUで販売(上市)される指定の製品に基準適合マーク(CEマーク)を表示することです。CEマーキングによってその製品が分野別のEU指令や規則に定められる必須要求事項(Essential Requirements)に適合したことを示します。「CE」はフランス語の「Conformité Européenne(英語:European Conformity)」の略です。必須要求事項の大半は製品の安全性にかかわるものですが、近年では、RoHS指令およびエコデザイン指令に定められている製品の環境性能基準への適合を、CEマーキングによって宣言することが求められるようになりました。該当製品の製造業者(輸入者)または代理の第三者認証機関が所定の適合性評価を行い、製品、包装、添付文書に付与します。正しいCEマーキングのある製品は、EU域内の自由な販売・流通が保証されます。

(出典:貿易・投資相談Q&A https://www.jetro.go.jp/world/qa/04S-040011.html )

 

ラベリングしてみたところ、ざっとこんな感じになりました

おお、これはよくできてますね! カテゴリー、サマリーとも適切だと思います! 素晴らしい!!で、そこまではいいんですが、しかし!!

しかし……?

この話はラベルをつけても、文字だけだと全体の構図が見えないので、できれば図解したいですね

図解ですか、そうしたいんですけどなかなか難しくて……どうすればいいんでしょう?

外国語の文章を書くのは、文法が分かってて単語を知ってても大変ですよね? こういうのは1人でゼロから考えるのは難しいものなんです。外国語の学習と同じで、最初は真似て真似て真似まくるべきです。というわけで、まずはお手本になるサンプルを見てみましょう。


おーっ、、、、確かに、これなら全体の構図が見えますね。イメージが湧きます。

この図のポイントは、「真っ直ぐ順番につながる部分を見つけること」です。そういう「つながる部分」を見つけると、そこを手がかりに全体を書けることが多いんですよ。

真っ直ぐ順番につながるところ・・・ああ、左側の真っ直ぐつながる部分に対して、右側が呼応するというか、関連のあるものが横に並ぶように書いてあるんですね。

そうなんですよ! 原文全体を読むのは大変でも、「真っ直ぐつながる部分を探す」だけならずっと楽なので、それをまず探してそれを手がかりに残りを書き足していくことが多いです。

なるほど! やってみます!

やってみるときは、いったんお手本を見ながらそのまま書き写してみて、それから今度は見ないで再現してみるといいですよ!

そんなコピペみたいなことでいいんでしょうか

大丈夫です! ただし、コピペではなく自分でキーを叩いて入力してください。どうしてここはこう書くのか? を少しだけでも考えながら入力していれば、十分効果があります! これはプログラマーのトレーニングにも効果がある、由緒正しい方法ですので(笑)
参考こちら↓
誰もが知ってるけど敢えて言わない確実に身につくプログラミング学習法 – WirelessWire News(ワイヤレスワイヤーニュース)

やってみます!

というわけで練習用に置いときますね。こんなふうに、図解のお手本から文字だけ消したものを作って、そこに自分で言葉を入れ直してみるといいです。A~Mに何が入るか、思い出しながら考えてみてください!

当事例のPowerPoint資料はSlideshareにも掲載しました。

「Together! 3行ラベリング」は、当事例のようなワークをメールで開米と一緒に行うコースです。
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【T3L】事例18:クセ毛の特徴 (原因と結果の関係、抽象的な意味づけに注目)

■原文

美容関係の仕事をされている方の事例。美容師がお客様にわかりやすく説明できるように美容師に教えるための資料を用意しておきたいということでした。

【くせ毛の特徴】

くせ毛は毛根の影響が大きいです。毛根が頭皮に対してまっすぐではなく曲がっていると、髪は曲がったまま伸びて、ねじれたくせ毛になります。日本人はこのタイプが多いです。
もうひとつ、曲がって生えてきた髪は、キューティクルの内側のコルテックスに、水を吸いやすいタンパク質と水をはじくタンパク質の2種類ができてしまいます。髪が水分を含むと、水を吸いやすい部分は伸びるけれど、水をはじく部分は伸びにくいというように、髪の中で伸び方の差ができてしまい、髪のうねりや縮みとなって現れます。
また、髪は毛穴の形にそって生えてきます。その髪の約90%は楕円形でまんまるの髪は10%程度にすぎません。

出典: 『ヘアケアマイスターブック』 日本ヘアケアマイスター協会 発行

※コルテックス…皮質細胞の集まりで、髪の85~90%を占める。髪の持つ「しなやかさ」や「弾力」などを作り出している部分。

 

■ラベリング案(図解)

こちらがその文章のラベリング&図解案。

 

 

■講師ヒント-1

細かい情報を一枚に全部書き込もうとすると混乱しやすいので別枠に追い出してしまうほうがいいケースがよくあります

 

 

■講師ヒント-2

原因と結果の関係はよく出てくるので注目。

 

 

■講師ヒント-2

原因と結果にそれぞれ何らかのケア(対策)をすることもよくあります。

 

 

■改善例-1

原因-結果とその対策をまとめてみた改善案。かなり良いのですが一部に問題あり。

 

 

■講師ヒント-3

2箇所に同じ情報が出てきたら要注意です。

 

 

■講師ヒント-4

一部のロジックに少し飛躍がありますね。

 

 

■講師ヒント-5

いくつか解釈を補ったものがこちら

 

 

■改善例-2

これが最終形。

 

 

■講師ヒント-6

具体的な現象、状態に対して「意味あい」を与えましょう。

 

 

■講師ヒント-7

このパターンは良く出てきます

 

 

■まとめ

具体的な情報だけだと論理のつながりがよくわからず、間に抽象的な「意味づけ」や「方針」を挟み込むことでつながりがわかるケースはよくあるので注意してください。

 

 

以上!

 

Slideshare にも掲載しています。

 

 

自分でもやってみたけどよくわからない・・・という場合は、一緒にやってみませんか?

Together! 3行ラベリング