会議のためには十分な準備を行うべきか?

投稿者: | 2018年4月13日
LINEで送る
Pocket
このエントリーをはてなブックマークに追加

ある会社の社員が半期の振り返りとして書いた報告書で気になる内容がありました。以下、その内容の要約と私が書いたコメントなどを紹介します。(本記事の内容は仕事に関する一般論であり、特定企業の秘密情報等は含まれません)

【ある報告書の一部】

質問に対して有効な回答をすぐに返せないことが多いので、
会議や面接には十分な準備をするようにしたい。

(以下、開米からのコメントです)

「会議や面接には十分な準備をする」のは基本的には良い心がけです。しかし神経質なほどに意識しすぎると害の面も出てくるため、何ごとも適度なバランスがあります。(適度なバランス、を判断するのは難しいのですが)

どういうことかというと、「十分な準備」が「無駄な準備」になった場合はその分だけ他の仕事が遅れることになるからです。

 

「準備」が本当に必要なものであれば良いのですが、「念のためにあれもこれも」と大量の準備をしすぎると、その準備作業の大半が無駄になり、稼働圧迫・残業増加、本来必要だった他のアクションの遅れなどの弊害を招きます。

したがって、「会議」に対しては、そこにどんな準備が必要なのかを見極めることが重要です。

では、必要な準備を見極めるために大事なことは何でしょうか?

通常、会議には主催者がいて、事前に議題を提示して行います。

 

 

会議本番で「準備不足」が起きる原因は大別して ①議題の提示が不明瞭 ②議題理解不十分 の2つで、①は主催者の責任、②は担当者の責任です。

主な原因が①にある場合は、担当者レベルで「準備を増やす」ことで対応すると事態を悪化させます。一時的にはやむを得ませんが、それが常態化するのは避けるべきです。

①の問題が多発する場合は、主催者(多くは顧客側)のマンパワー不足、能力不足等、プロジェクト管理(PM)レベルの問題が起きています。顧客側に責任のある問題を指摘することは慎重にしなければいけませんが、根本的にはそれをしなければ問題は解決しません。

LINEで送る
Pocket
このエントリーをはてなブックマークに追加

コメントを残す