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複雑な情報をわかりやすく説明するための「書く・話す」技術のプロフェッショナル。ライティングやプレゼンテーションの研修を行っています。
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【T3L】事例27:報告書の書き方の注意-3 (全体構図を描く)

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事例25から続いている「報告書の書き方の注意」も最終回です。今回は、「ストーリーを明確に」 以後の部分を考えましょう。

 

 

これだけだとよくわからなかったので、「ストーリーって何ですか?」 と聞いてみたら、こういうことでした。

 

 

なるほど、トラブルが起きたときにはたいてい必要な情報ですね。
それはそれとして、「ストーリー」 というのは一般化して言うと、何と何にどのような関係があるのかを明確にすることです。で、ラベルをうまく使うとその関係の明示に効果的です。

 

 

そうですね、関係と言ってもいろいろありますね。

ええ、ですが、原因・結果ぐらいの単純なものならラベルだけでいいんですけど、複雑な関係になるとラベルだけでは不十分なんです。今回の話題もラベルだけでは足りないですね。

 

 

それは要素の数が多いからですか? ざっと考えただけで、何かトラブル/事故が起きたときって、トラブル事象そのものとその影響に加えて、原因究明を「真の原因」まで遡ってやれ、と言われることが多いので、4つぐらい要素が出てきますよね。

 

 

そうです。要素の数が多くなるのと、それと、単線じゃ間に合わないんですよ。事象そのものには拡大防止や復旧の手を打つ必要があり、原因に対しては応急処置を、真の原因に対しては是正処置を・・・・と考えるとこんな構図になるじゃないですか。要素が7~8個に増えて、しかも二系統に分かれた複線構造になりますよね。

 

 

ああ、そうですね、こうなりますね。

ん? これって・・・・左側は事故発生の時点で過去の、既に起きたこと、調べて把握すべきことで、右側は事故の後で行うべきこと・・・ですよね?

そうですね。それと、左側は上から下に時間軸が流れますけど、右側のほうは下から上へ対応していくのが普通のはずです。

あ、対応か。じゃあ、左側に解析対象、右側に対応事項、と、こんなラベルをつけてもいいですか?

 

 

おお、いいですね! その通りだと思います!

確かにこれだと単線じゃないし・・・図にしないとわかりにくいですね。

ストーリーがわかる、というのはこういうつながりが見える、ということなんですよ。だから理想的にはこの図のハコの中にそれぞれのサマリーを書いたものを一枚用意して、詳細は別に書く形にすればいいと思います。それで第三者にもストーリーがわかる報告になります。

なるほど!

じゃ、あとは 「トラブルの本質を明確にして欲しい」、「余計なことに触れず簡潔に書いて欲しい」 という部分ですが・・・

 

 

これは、詳細をずらずら並べるんじゃなくて、要点をまとめろっていうことですかね

 

 

そうですね、そういう理解でいいと思います。

 

 

じゃあ、最後にこの箇条書き全体を一枚にまとめてみましょう。 全体と言っても、最後の「図や表を使え」というのは省略して・・・・こんな感じでどうですか。

 

 

ああ、なるほど・・・これが一枚あれば、新入社員にでもイメージが湧くように説明しやすいと思います。

「上司」のレベルと「担当者」のレベルを上下に離した理由はわかりますか?

それはつまり・・・担当者は詳細を把握しているがそれをそのまま上司に言っても通じないよと、要点をまとめてから上司に伝えろ、という話をするなら、この構成のほうが話しやすいから、じゃないですか?

その通りです!

それにしても、今回やったことって、大元の箇条書きを細かく分解して、1文か2文単位で図解して、それを組み合わせてますよね。 一気に全部やろうとしないほうがいいんですかね?

 

 

そうですね。長い文とか、何箇条もあるものをいきなり全部まとめて図解しようとすると、何を表せばいいのか焦点を絞れないのでなかなか大変です。一文単位ぐらいに分解してやったほうがやりやすいことが多いですよ。

わかりました! 今度からそういうふうに考えてみます!

 


 

このように、「適当な文章を分解・ラベリング・図解する」ワークをすることで、複雑な情報を整理し分かりやすく説明する力が上がっていきます。といっても1人ではなかなか「考え方のポイント」が見つかりません。1人で考えることに限界を感じたら、一緒にやってみませんか?

 

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