【T3L】事例25:報告書の書き方の注意-1 (全体構図を描く)

投稿者: | 2017年7月13日
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Together! 3行ラベリング、25本目のお題は、これはどんなお話しでしょうか?

■原文

トラブル報告書を書くにあたって、トラブルの内容~原因~対策にいたるまで一貫したストーリーを踏まえた報告書を書ける社員が少ないので、こんなことに気をつけて書けるようになって欲しい

【報告書を書くにあたっての注意事項】

  1. 誰向けに書いているのかが明確な報告書にして欲しい
  2. 第三者にもわかるように書いて欲しい
  3. ストーリーを明確にして欲しい
  4. トラブルの本質を明確にして欲しい
  5. 余計なことに触れず簡潔に書いて欲しい
  6. 文章だけに頼らず、必要に応じて図や表を使って欲しい

出典:一般的によく言われる事項を当事例向けに開米が整理したもの

 

うちの社内で報告書を書くのが苦手な社員が多くてですね、まあ私もなんですが(汗)、こんなふうになって欲しい、という上司の願いを箇条書きにまとめてみたものです。

ふーむ、いつもなら分解してラベリングするところですけど、この内容だとラベリングしてもあまり意味がなさそうですね。それよりは・・・・図解のほうが向いています。1枚でイメージが伝わる図を作りたいところです。

 

 

ちょうど一番最後に「必要に応じて図や表も使って欲しい」とありますよね。この箇条書き自体を図解してしまいましょう!

えっ、図解ですか・・・

はい、でも図解の前にこういうケースで写真を使うことの是非をちょっと考えてみましょうか。文章だけじゃわかりにくい、というときに写真を使おうとするケースはよくありますよね。ネット上のちょっとしたコラム記事なんかだとイメージ写真を載せていることが多いです。

今回その種の「イメージ写真」は使えるでしょうか? たとえば箇条書きの最初の1行を表すのに、こんなイメージ写真を使うことは適切でしょうか? どう思います?

 

 

この写真ですか? 悪くはなさそうな気がしますけど・・・・

悪くはなさそう! 確かに悪くないんですが、その理由を言語化して欲しいんですよね。そうすれば図解にも役立ちますから。

えーと、 「誰向けに書いているのか」 ということは、立場の違う人が何人か写っていた方がいいのかな? と思います。その点、この写真は合ってますよね?

おお、ビンゴ! まさにそれが言語化です

ここで、箇条書き一条目を伝えようとするときに必要なイメージ要件をチェックしてみますと、こんな感じになります。
すると、「複数の人が写っている」まではOKですね。

 

 

「役職、職種が違う人々である」・・・はNG?

服装の違う男女が入り交じっているのはいいんですけど、年齢層が若い系に寄りすぎです。社長や取締役のような偉い人が報告書を読むことも考えると、40、50代に見える人も入っていた方がいいです。

ああ、なるほど。そうですね。

この写真も結構苦労して探したんですけど、条件にピッタリ合う写真ってなかなかないんですよ。
単に大まかなイメージが伝わればいいっていう写真なら探すのもそれほど苦労しないんですが、複雑な構造を持つ情報、ロジックを積み上げた情報を伝えたいときは写真は向いていません。

 

 

その場合は図解の方がいい・・・?

そういうことです。そこで、さっきの箇条書きのイメージ要件の最後に注目します。「役職、職種など立場が違う複数の人々が存在する」・・・これを図に表すならどんな図を書きますか?

 

 

えっと、「複数の人々が存在する」 だから・・・こうとか?

 

 

そうそう、そのレベルからイメージを作っていけばいいんです。次はそこに「役職、職種など立場が違う」を表す情報を書き足してください。

「役職、職種など立場が違う」・・・・うーん・・・

実際にトラブル報告書を読む人ってたとえば誰ですか?

たとえば、自分の上司ですし、お客様、お客様のまた上司、というところでしょうか

はい、それを書き足します。つまりこんな感じ

 

 

あ、そういうことですか

ええ、それで、ここまで書くと、この種の情報を写真のビジュアルで表すのはまず無理だとわかりますよね。「顧客の上司」だということが一目で理解できる人物写真なんてあるわけがないので、こういう情報は言葉で補わなきゃ無理なんですよ。

あ、確かに・・・・

さて、その上で、構造化します。今上げてもらった「4つの立場」の人々、2つの観点で分類できるはずなんです

 

 

分類・・・あ、自社か顧客かでひとつ、上司レベルかヒラのレベルかでふたつかな。

 

 

そうですね、じゃあそれを構造化しましょう。2つの観点だから2軸で表を作ればいけます。

ええっと・・・こう? 「ヒラ」は「担当者」に変えました。アイコンも上司だけネクタイに変えました。

 

 

素晴らしい! そういうことです! 顧客側の担当者と自分はどちらも「担当者」レベル、その上に上司がそれぞれいる、という関係がこれで伝わりますね。 こういう構造を写真で伝えるのはまず無理なんです。

ああ、確かに・・・・

ここまで来れば、「誰向けに書いているのかが明確な報告書にして欲しい」のイメージもわかりますよね?

あ、それぞれ矢印引いてやれば、「誰」の相手がいろいろあることが通じますね。

 

 

それです! くどいですけど、こういうロジックをイメージで伝えるのは、写真じゃ無理なんですよ。

確かにそうですね・・・

じゃ、次はここに「第三者にもわかるように書いて欲しい」のイメージを足しましょう。
ベースは「自社/顧客、上司/担当者」の2軸構造でよくて、そこにもう一工夫するとこのイメージが通じるようになります。

 

 

んんっ・・・・・

「第三者」ってどんな人ですかね? それを言語化すると、わかりますよ。

 

 

(以下、続編に続きます)

 

 


 

このように、「適当な文章を分解・ラベリング・図解する」ワークをすることで、複雑な情報を整理し分かりやすく説明する力が上がっていきます。といっても1人ではなかなか「考え方のポイント」が見つかりません。1人で考えることに限界を感じたら、一緒にやってみませんか?

 

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